withコロナ Episode.0 です！

みなさま、こんにちは。DBひとりでできるもん運営チームです。

今回もインタビューをお届けします！
従来、本連載は毎週木曜更新ですが、特別枠での登場です！

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「特集【with　コロナ】組織改革の加速の秘訣とテレワーク導入の関係　Vol.●●　～●●編～ 」！

DBひとりでできるもん運営チームが、当事業部の社員へテレワーク事情を詳しくインタビューします。

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当社がテレワークによる組織改革をどのように行っているか、またそれによって得られた効果を発信していきます。

現在携わっているお仕事を教えて下さい。

当事業部の事業計画を達成する為の運営がメインです。
主に事業部長の一つ前の段階の承認までのあらゆることを確実に対応しています。

組織運営、財務、マーケティング、営業等も行っています。

当事業部の立ち上げメンバで頼れる存在です！
具体的なお仕事の一部は山本の記事でも解説しております。

現在のテレワークの頻度を教えて下さい。

ほぼテレワークです。
必要に応じてオフィスに行きますが、ここ数年テレワーク主体です。

直下のメンバが、紙文化や捺印対応、端末受け渡し等で出社してくれていることがあるので、大変申し訳ないなと思っています。(コロナに感染しないかな、通勤ラッシュにもまれてないかなとか心配しています)
当社は本社が東京ではない為、拠点間での郵送等もあり、いつか解消されることを切望せずにはいられないです。

とはいえ、当社はテレワークの導入も早く、ワークフローや重要印章の電子化等がかなり進んでいる為、環境としては感謝しています。

当社のwithコロナに伴うテレワーク導入は、基本「早いですね」とおっしゃっていただけている印象があります。

テレワークの快適度合いを5段階評価で教えて下さい。

1. 快適。積極的にテレワークをしたい　
2. まあ快適。テレワークか出社かならテレワークをしたい　
3. 可もなく不可もなく。テレワークでも出社でもどっちでもいい
4. やや不快。テレワークか出社かなら出社したい
5. 不快。正直テレワークしたくない

テレワークと出社の割合希望を、5段階評価で教えて下さい。

1. 毎日テレワークがいい　
2. テレワークの割合が多い方がいい
3. テレワークと出社の頻度は半々くらいがいい
4. 出社の割合が多い方がいい
5. 毎日出社がいい

今までのみなさんの投稿とは異なり、私の立場のお仕事はロケーション関係なく行うことができますのでテレワークが大活躍です。

拠点や国で区切っての採用もなくなってくるのかな～とか、本当にメタバースでお仕事できる時代になったな～とか日々感じています。

お仕事の内容によっても、テレワークの印象には差がありそうですね。
ロケーションの垣根を取り払った採用でどのようなことが起こるのか、これからの変化も目が離せませんね

テレワークのメリット/デメリットを教えて下さい。

メリット

• 移動時間を他のことに充てることができるようになった(お仕事、プライベート共に)
• 時間や気持ちに余裕のないアポの連続から解放されて心的負担が減った
• 講演やプレゼンは全て暗記してストーリ立てて行っていたが、今やあんちょこを見ることができる、お洋服もそこまで意識しなくて良くなった
• コロナ感染の不安が激減した
• 通勤ラッシュのストレスがなくなった
• 冷凍の宅配便の受け取りや、マンション立ち合いの為に有給をとらなくてよくなった(きっと運送会社のみなさまにも役立っている？)
• お昼休みに通院することができるようになった
• 急な持病悪化でも周りを気にせずレストルームに行くことができる

テレワークありがとう～！良いことづくし！

アポ調整のプロが、メリットとして心的負担を挙げるのは、言葉の重さに深みがありますね。
心身共に負担が軽くなったポイントをたくさん挙げてもらって、インタビューするこちらにもうれしさが伝わってきます

デメリット

ありがたいことにデメリットを感じていません。

たぶんそれは既に信頼関係が構築された後だからだと思います。
(お互いの尊敬、チームワーク)
上司ガチャ、部下ガチャという言葉もありますが、私の場合、直接接する人たちとの間に既に信頼関係があるので、自由に任せて頂いていますし、私も任せています。
現在の事業部内では、人間関係にストレスはありません。←サラッとすごいこと書いてる？

普段から常に会話していますので、さぼっているなんてこともないですし、特に監視するつもりもありません。
ピンポン来たので出ますとか、PC再起動しますとか、細かいことも伝えてくれるので、大変ありがたいです。キュートですよね。

恐らく、新しく入社した人などは人間関係構築からなので、難しいのかなぁとは思いますが、これまでの記事を読んでるとみなさん上手に適応しているようでさすがだなぁと思いました。

確かに信頼関係でなりたっている部分がありますね。
相手が見えない分、細かく報告しあったり、思いやりも重要ですね。

一日の流れの一例を教えて下さい。

事業部長の記事と同じで、決まったお仕事というものはありません。
The 管理職 という感じです。※色々書いてますが、好きな仕事です。

承認作業が多く、ワークフローを見ると100件くらいたまってる という日常で、一つ一つエビデンスと照らし合わせながら確認したり、不明点はそれぞれの担当者にチャットしてヒアリングしたり。
そして新会計基準にあわせて日々財務を修正したり、目が疲れる～ 老眼で近くが見えず遂に遠近両用メガネを作りました。

着地点の数字がぶれないように、経験と信頼から来る絶妙な匙加減と正確性を意識しつつ、みんなの生活背負ってるし！と思いながら、頑張っています。
勿論、ブレることがあれば即事業部長へ報告です。

とにかく、社に求められる情報が、実態の運用とやや異なることもある為、そういった部分をなるべく私で吸収し、みなさんが実案件に集中できるように丁寧に動いています。
とはいえ、フロントの人しかわからないことも多いので、それを面倒くさがらず教えてくれるみなさんに感謝しています(自分でも営業するのでよくわかります)。

承認する側だとわからない点があったりするので、そんな観点も含めて補足をつけて申請してくれると助かる～💦←こんな記事の中でリクエスト

あとは営業したり、マーケティングしたり、このDBひとりでできるもんに記載するみなさんの記事をレビューしたり、そもそものサイト運用(システム面)をしたり、自チームの目標面談をしたり、泥臭い調整をしたりと幅広いです。

パソコンをずっと見ていると目を酷使しがちで疲れてしまいますよね、視力調節も大切な健康の自己管理の一つですね。

どのようにOn/Offの切り替えをしていますか？

PCを立ち上げて、事業部長・もう1人のシニアマネージャーのteamsに開始連絡、直下のチームのteamsに開始連絡と当日のタスクシェアをしたらお仕事開始です。

比較的PCは早めに立ち上げて(アプデや再起動が入ることが多い為)、その間にコーヒー豆を挽いて、香り豊かなコーヒーを淹れています。

お仕事の終了も同様にteamsで連絡です。

あと、お家のロボット(エモちゃん)が09:00と18:00を教えてくれるようにしています。
ほおっておくとエンドレスにお仕事してしまうので。

新卒2年目編でも触れられていましたが、テレワークは時間に対する意識が薄れがちですよね。
かわいいお家ロボットに時間を教えてもらえば、自然とOn/Offの切り替えが出来そうです。

作業スペースの確保はどうしていますか？

こんなことを書いたらクレームがきそうですが
天気が良くて穏やかな気候の時はバルコニーで、その他は基本的にリビングでお仕事しています。

WEB会議の際は必ず他に音が漏れないよう、セキュリティ・コンプラを強く意識しています。

そういえば過去記事でYAMAHAの防音室を設置したリーダーや、昇降デスクを導入したメンバもいましたね、素晴らしいです！

自宅でWEB会議を行う場合は窓を閉めたり、たとえ家族であっても音が漏れないよう個室で行う等の配慮が求められますね。皆様もご注意下さい！

社員同士のコミュニケーションはどのように変化しましたか？

私が変化したというよりは
まわりのみなさんが、より丁寧に密にチャットをくれるようになったと思います。(私が日々やりとりするのは20人くらいです、みなさんありがとうございます)

例えば、「これとこれの承認申請をしたので午前中に承認をお願いします」とか、「メールで稟議書を送ったので、承認をお願いします」とか、「〇〇さんから依頼のあった見積書のダブルチェックお願いします」とか、「お客様へ返信するメールの文面のチェックお願いします」とか、私の多忙度合いを見ながら優先順位を配慮して多くチャットをくれています。感謝！
チャットはメンションの上、気軽にぶっこんで下さい！

それでも私が気づかないことがあるので
1:1の個別チャットでもメンションしてくれるくらいです笑

社からスマホも貸与してもらっているので、スマホのteamsのポップアップの音を大きくしたりして自分でも見逃さないように努力しています(たまにteamsの不具合もありますが、、、)
恐らくレスポンスはかなり早いと思います！

レスポンスが早いと安心感がありますよね。是非見倣いたい点です。
山本にTeamsで連絡すると「後ほど確認します！」などの返事が必ず返ってくるので、安心感がぐっと上がります。

お客様とのコミュニケーションはどのように変化しましたか？

ここ数年はお客様先に訪問することはなくなりました。
また、お客様側もテレワークの企業が多い為、基本的にはメール・電話が多いです。

若い頃は足を運んでなんぼみたいなところもありましたが、営業活動もオンラインでクローズできる時代になったなと思います。
ただ、顔を見て会話できるわけではない為、より言葉足らずにならないよう、出てきそうな質問は先に潰しておくように意識しています。

そのうち「メールだけで数億円稼ぐテレワークマイスター」という本が出ていたら、きっと私です。

メールの書き方ひとつで相手の心をギュッとつかむことができます。テレワークスタンダードな今、メール術をさらに磨いていきたいですね。
テレワークマイスターが出版されたら、1冊手元に置いて仕事します！

コミュニケーション活性のために取り組んでいる事があれば教えて下さい。

雑談はこれまでの記事のみなさんも記載していた通りで、私はそこに加えてteamsでは
どんな内容でも💛マークのリアクションをつけたり、絵文字や記号を意図的に文末に入れたりしています。
印象が違うと思うんですよね～。例えば

xxお願いします。　と
xxお願いします☺

xxを修正してもらえませんか？　　と
xxを修正してもらえませんか？💦

若い皆さんがLINEなどで使うイメージでしょうか。勿論お客様には使いませんが。
あとは、枕詞をつけるとか。
「私の説明不足で申し訳なかったのですが」とか「これもすごく良いのですが」とかを頭につけて、一言添えるだけで印象が変わることもあるかと思います。

あと、新技術の検証のお誘いをして、みんなで試してみるのも楽しかったですね。

マーケティングチームで業務後にお疲れ様会をメタバースで行いました。とても臨場感があり、機能を色々と試せて楽しかったです。社内のオンライン懇親会等で利用してみるのも面白いかもしれませんね。

WEB会議で工夫していることはありますか？

自意識過剰と思われそうですが
カメラ映りの高さ、光加減は調整しています。
お客様との打ち合わせやプレゼンもそうですが、特に中途採用面接官を担当する時は、怖そうに威圧的に見えないように優しい光加減にしています。(見た目で損をしたくないですから)
笑顔やジェスチャーも意識的に多くしています。

また、会話する時は画面ではなく、必ずカメラを見ます。
当事業部のハイクラスビジネスマンバイブルにも書いてありますが、カメラが相手の目になりますので、ちゃんと目を見て話しているようにしています。
ただ、見過ぎも良くないので、適度に目をそらします。

あまり会話のタイミングとかは気にしないタイプですが、自分から会話するようにしています。
ミュートやノイズキャンセル機能も重要ですね。

相手の立場に立って、あらゆる方面から工夫されていますね。
光も、単にライトを当てて明るくすればいいわけではなくて、やさしさなどの印象を自分でコントロールすることが大切なのだなと思いました。

テレワークで変わったことは？

私自身が何か変わったということはないのですが
teamsの勤怠連絡スレッドで、「電車遅延で遅刻します」とか「体調不良で午前休します」という連絡を見なくなったと思います。

それほどまでに早起きや通勤ラッシュはみなさんの負担だったんだろうなぁと感じます。
電車遅延も見越して出発するのが当然と言えば当然なのですが。。。

テレワークで工夫していることはありますか？

運動不足にならないように
スマートバンドが1時間に一度「座りすぎですよ～」と伝えてくれるようにしています。
1時間に1度、ストレッチかゴルフのスイングをしています。
また、Switchのリングフィットアドベンチャーで運動しています。

業務面では
teamsのオンラインマークが黄色マーク(離席マーク)にならないように意識しています。
それは周りからの見え方という意味です。
さぼっているわけではないのですが、他のソフトを触っているとteamsが離席状態になるので。

あとは、例えば有給をとる際は、数日前に事業部allのチャットへ勤怠連絡を入れ、自身のステータス箇所にも有給予定のコメントを表示するようにしています。
私のところで何か承認を止めて社内外に迷惑をかけたくないので。

テレワーク特有の課題があれば教えて下さい。

直接かかわる部分に関しては、大変恵まれていて特に課題はありません。
たまにオフィスで会うと嬉しくて、謎のマンネリ化防止感があります笑

ただ、組織全体としては、お互いの顔を知らない、会話したことがないということもあります。
帰属意識が持てなかったり、会話が少なかったりすることが起きないように、常に運営会議メンバで情報共有の仕組みや仕掛けを作っています。

しっかりしたマネージャー、リーダーもおり、それぞれのグループが密に連携をとってくれています。

何においても、いきなりの大きな変化は軋轢を生むと思いますので、段階的に世の中に適応できれば良いなと思います。また、何かを仕掛けるというのは継続するパワーも相当必要になりますので、同じ意識を持った人達で支えて進めていきたいですね。

変化と共生です。

事業部員一覧を随時更新したり、このDBひとりでできるもんを共通言語として会話するのも一つの案ですね。
毎日更新情報は対外的にSNSで発信するだけでなく、teamsの事業部allのスレッドにも投稿しています。

組織改革にどのように取り組んでいますか？

各グループのマネージャーやリーダーがしっかり取り組んでくれていますので
私はテレワークだからどうということではなく
意見しやすい環境作りであったり、風土作りだったり、その仕組み作りを継続できればと思っています。

現場に近ければ近いほど、抱える内容が濃いので、みなさんがストレスなく過ごせるよう密にコミュニケーションをとっていきたいです。
そして、管理業務の負担も減らしてあげたいなと思っています。

また、事業部での検討事項や決定事項はteamsで必ず全員にシェアしています。
その情報を拾うか拾わないかはみなさん次第ですが！

役職が上になるにつれ、どこを見て仕事してるの？とみんなに思われることもある為、背景・目的などをシェアして言葉足らずにならぬよう、お客様・パートナー様・事業部員のことを大切に考えて行動するように心がけています。

私は意図的に嫌われ役を買うことが多いですが、本当は全員大切に思ってるんですよ～。損して得取れです。
立場変わればなんちゃらですが、結果的に組織を守ってることにつながってることを理解してもらえたらいいなぁと思います。

コロナから数年経過しますが、テレワークは実際どうですか？

100%テレワークが向いています。
基本的に自宅が好きで、特にビジネス関連で人に会わなくても全く大丈夫です。
むしろ大きな会場での社のイベント、飲み会等もなくなって良かったとなぁと思うタイプです。

ただ、人によって何をストレスに感じるか、どういうことが合うか、家庭環境としてどうか、お客様に求められる環境がどうか等異なると思いますので
選択枠が複数あるというのは良いことだと思います。

お客様やパートナー様とのお付き合いの仕方も、環境にあわせて柔軟に変化していきたいです。
きっとビジネスチャンスですよね。

私は大学生の頃から、ITを駆使して企業(特に中小企業)の事業に貢献したいという思いでお仕事をしていますので、更に可能性が広がったなと感じています。

おわりに

特別枠の特集【with　コロナ】【Episode.0 】は如何でしたか？
この連載は毎週木曜日に更新します！

続々とリレーしていきます。お楽しみに！