はじめに

みなさん、はじめまして。運営チームのKUREです。
私はこれまで500記事以上のSEO記事を執筆しており、近年はOracleやAIを専門に記事を書いています。
これからみなさんに役立つような記事執筆を心がけてまいりますので、よろしくお願いいたします。

さて、それでは今回は問い合わせ対応を効率化するための方法をご紹介します。

「日々の問い合わせ対応に追われ、本来注力すべき業務に時間がさけない…。」
そんな悩みを抱えている担当者は少なくありません。
メールや電話、チャットで寄せられる顧客からの質問は増える一方で、処理するには限界がありますよね。

そこで重要になるのは、問い合わせ対応を効率化するための方法を知り、実践することです。
本記事では、実際に多くの企業が取り入れている「問い合わせ対応を効率化するための方法」を5つ紹介します。

さらに、AIを活用した最新の自動化ツールも紹介。
「自社に合った解決策を探している」「効率化を一歩先に進めたい」という方は、ぜひ参考にしてください。

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問い合わせ対応業務の現状と課題

• 問い合わせ数の増加
• 対応品質にばらつきがある
• 人員不足による対応遅延

問い合わせ数の増加

問い合わせ対応は、顧客の満足度を満たすうえで重要な業務です。
しかし、近年では問い合わせ件数が増加し、オペレーターのリソースが圧迫されています。

問い合わせ数増加の最も大きな原因は、インターネットでの情報収集が当たり前になったことです。
WebサイトやSNSで情報を手に入れ、もっと詳しい情報が知りたいというユーザーが、公式サイトからお問い合わせします。

また、利便性を追求するがゆえに、チャットやフォームで気軽に質問できるようになったのも、問い合わせ数増加に拍車をかけています。
このような状況の中では、問い合わせ対応を効率化する方法を取り入れるのが必須です。

対応品質にばらつきがある

問い合わせ対応の課題として、担当者のスキルによって品質にばらつきがあることも挙げられます。
知識量によって答えに差が出てきたり、コミュニケーション能力によってわかりやすい説明ができなかったりするのは由々しき事態です。

みなさんも、お問合せした際に「前の人の方が対応上手かったな…」と感じるときはありませんか？
どうしても経験の有無で対応品質に差が出てしまうのは、お問い合わせ業務の課題と言えます。

人員不足による対応遅延

問い合わせ対応は、人手不足による対応遅延が起こる可能性があります。
特に、昨今は問い合わせ数が増加しており、スタッフが少ない場合は手が回らず遅延が発生します。

担当者は多くの場合、問い合わせ業務以外にも兼任している業務がありますし、問い合わせも1件ずつ確認して対応しなければいけないので時間がかかります。
そういった状況下では、担当者の負担を少しでも軽減できる仕組みが重要です。

では、このような問い合わせ業務に対する課題をどう解決すれば良いのか。
以下でご紹介します。

問い合わせ対応を効率化するための具体的な方法

• AIチャットボットの導入
• マニュアルやテンプレートの整備
• 問い合わせ管理システムの活用
• FAQページの充実化
• 翻訳ツールや多言語チャットボットの使用

AIチャットボットの導入

AIチャットボットを使うメリット
・24時間365日対応できる ・よくある質問に即答できる ・人手不足を補える ・対応品質を均一化できる ・データを蓄積できる

問い合わせ対応を効率化したいなら、AIチャットボットを導入するのが最もおすすめです。
AIチャットボットには上記のようなメリットがあります。

これにより、問い合わせ業務の課題である「問い合わせ数の多さ」「人手不足」「対応品質のばらつき」を一度に解決できます。
弊社では最新のAIチャットボット(AIメディアブースト)を提供しているので、興味のある方はぜひご相談ください。

▼弊社のAIチャットボット(AIメディアブースト)の詳細はこちら

マニュアルやテンプレートの整備

問い合わせ業務の効率化にお金をかけたくないという方は、まずはマニュアルやテンプレートの整備から行いましょう。
誰でも同じ手順で対応できるようになるので対応品質の差がなくなりますし、対応スピードも速くなります。

また、新人教育が楽になるのも利点です。
熟練者との経験の差をマニュアルで埋められるので、教育コストを下げられます。
新人がやりがちなミスや漏れを防止して質を向上できるので、まずはマニュアルやテンプレートの整備をするのが効果的です。

問い合わせ管理システムの活用

問い合わせ業務を効率化したいなら、問い合わせ管理システムを使うのも有効です。
顧客からの質問や要望を一元的に管理できるので、対応の抜け漏れを防げたり、担当者間で共有しやすいのがメリットです。

ただし、問い合わせ管理システムは基本的に有料です。
無料のものもありますが、機能が制限されるので企業として使うには物足りないかもしれません。
お金が必要な解決方法であることは留意しておきましょう。

FAQページの充実化

問い合わせ業務を減らしたいなら、FAQページ(よくある質問ページ)を充実化させましょう。
顧客がよくする質問をWebページに記載しておけば、そのページを見て顧客が自分で問題を解決できます。

また、対応窓口と違い、24時間365日閲覧できるので疑問をいつでも解消できます。
ただし、乱雑にQAが並べられているページではユーザーが答えを探しにくいので、検索機能を作成することは必須です。

翻訳ツールや多言語チャットボットの使用

自社が利用しているサービスが海外の方にも多く利用されている場合は、翻訳ツールや多言語チャットボットの使用がおすすめです。
言語の壁があると、質問の答えは簡単でも、質問自体を理解するのに多くの時間を費やします。

そういった労力を排除できる点で、翻訳ツールは役立ちます。
今後、グローバル化を考えている企業様は、異なる言語間でもスムーズなコミュニケーションを実現できる方法を取り入れるのが重要です。

AIチャットボットならAIメディアブーストがおすすめ

当社では、「AIメディアブースト」というAIチャットボットサービスを提供しています。
AIメディアブーストでは、チャットボット以外にアドバイザーサービスもご提供しているので、問い合わせ業務を楽に効率化できます。

AIメディアブーストのメリット
・AIチャットボットで一時対応を自動化 ・お問い合わせ内容を可視化して分析改善 ・アドバイザーサービスで運用も簡単

AIチャットボットで一時対応を自動化

AIメディアブーストでは、AIチャットボットを使って一時対応の自動化が可能です。
同じ質問が何度も入ってきて、担当者が単純な回答に時間を取られることがなくなります。

また、よくある質問はAIが24時間対応してくれるので、人間が対応すべき複雑な問い合わせにリソースを集中させられるのもメリットです。
お問い合わせ業務におけるリソース不足の課題を解決できます。

お問い合わせ内容を可視化して分析改善

AIメディアブーストが提供するAIチャットボットでは、チャット履歴を蓄積し可視化できます。
「どんな質問が多いか」「顧客が困っている(求めている)ポイントはどこか」を一目で把握できるのが利点です。

顧客ニーズを把握できれば、FAQページやサイト構成を見直し、さらに問い合わせ数を削減できます。
顧客の自己解決率を上げることで、お問い合わせ業務の負担削減を図れるのが強みです。

アドバイザーサービスで運用も簡単

AIメディアブーストには、AIチャットボット以外にWebアドバイザーサービスがあります。
実際にオウンドメディアにAIチャットボットを導入している経験から、徹底した運用アドバイスが可能です。

お問い合わせデータを分析してFAQ改善につなげたり、サイト導線の見直しで迷子問い合わせを減らしたり、様々な面でサポートします。
AIチャットボットのことが何もわからなくても、導入から運用までサポートしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

AIメディアブーストの関連記事はこちら
AIメディアブーストとは	AIメディアブーストのメリット
Webアドバイザーサービスとは	AIメディアブースト使ってみた

まとめ

問い合わせ業務を効率化するための方法
・AIチャットボットの導入 ・マニュアルやテンプレートの整備 ・問い合わせ管理システムの活用 ・FAQページの充実 ・翻訳ツールや多言語チャットボットの使用

問い合わせ業務の効率化には、AIチャットボットの導入をはじめ、マニュアルやテンプレートの整備、問い合わせ管理システムの活用など、複数の手段があります。
中でも、AIチャットボットは、24時間自動で顧客対応できるため、業務負担を削減しつつ、顧客満足度にもつながる点が魅力です。

当社が提供するAIチャットボットサービス”AIメディアブースト”では、最新の効率化ソリューションを活用し、お問い合わせ対応の工数を大きく削減できます。
「問い合わせ対応にかかる時間を減らしたい」「限られた人員で顧客満足度を維持したい」という方は、ぜひ一度ご相談ください。

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・AIチャットボットで一時対応を自動化 ・お問い合わせ内容を可視化して分析改善 ・アドバイザーサービスで運用も簡単 問い合わせ対応の効率化は、顧客満足度の向上にも直結します。 まずはできるところから、改善を始めてみませんか？ 同じ対応ばかりで時間を失っていませんか？ AIチャットボット導入を相談する› 繰り返し対応はAIに任せましょう

投稿者プロフィール

KURE｜SEOライター/Oracle・AI分野専門

こんにちは。運営チームの「KURE」です。
SEO記事執筆歴5年以上。これまでに累計500記事以上を手がけ、多様な分野でのコンテンツ制作を経験してきました。
近年はOracleやAIを専門分野とし、最新の技術や導入事例をわかりやすく解説。
「誰でも理解できる記事」をモットーに、初心者から実務担当者まで役立つ情報発信を心がけています。

• KUREのクレバーラボ2025年9月26日問い合わせ対応を効率化するための5つの方法！AIチャットボットで即解決