【総括】特集【with コロナ】組織改革の加速の秘訣とテレワーク導入の関係

2023年3月20日 withコロナ

1 特集【withコロナ】総括です！
2 テレワーク快適度合い・割合希望度
- 2.1 テレワーク快適度合い
- 2.2 テレワークと出社の割合希望度
3 テレワークで買った便利アイテム
4 テレワーク時の工夫点
5 Web会議時の工夫点
6 テレワーク特有の課題
7 組織改革への取り組み
8 おわりに

特集【withコロナ】総括です！

みなさま、こんにちは。DBひとりでできるもん運営チームです。
長きに渡り続いたwithコロナの特集記事もついに最終回を迎えました。

当社がテレワークによる組織改革をどのように行っているか、またそれによって得られた効果を約半年に渡り発信してきました。
今回は総括をお届けします。

ｗithコロナ記事はこちら！

テレワーク快適度合い・割合希望度

記事の中で、当事業部の社員がテレワークをどのように感じているかアンケートを取りました。
集計結果は以下の通りです。好みは人それぞれですが、社員がテレワークに対してどのような思いを持っているかは気になる点ですね。

テレワーク快適度合い

テレワークを快適だと感じる方が圧倒的に多いようですね。ただ、中には己を律するために自主的に出社している社員もいました。
テレワークという選択肢が増えたことで、各人にマッチした働き方ができている印象です。

テレワークと出社の割合希望度

テレワークを数年経験した結果、基本はテレワークを希望しつつも、出社と組み合わせたハイブリットが良いと感じている社員が多いようです。

テレワークで買った便利アイテム

●仕事用のデスクと椅子
エンジニアは特に長時間のデスクワークとなるので、快適なデスクと椅子は大事ですね。
出社オフィスでの快適さに近づけるために購入した社員も多かったようです。

●疲労解消グッズ
長時間のテレワークは体が疲れやすいので、ストレッチに加えて疲労解消グッズが役立つかもしれません。
通勤に伴う歩行での運動(運動不足による疲労の解消)を再確認できた社員もいましたね。

●リフレッシュアイテム
香りのよいフレグランスや、ノーズミントというミントスティックがおすすめされていました。

●昇降デスク
気分によって高さを変えてお仕事するという昇降デスクのアイディアも興味深かったです。

●防音室
自宅にYAMAHAの防音室を購入したという猛者も居ましたね。
コロナ以降は当社オフィスにもWEB会議用の個人ブースが増えて大変快適になりました。

「環境を良くしようとするとものが増える」という意見もありました。
ネットショッピングが大変便利な今の時代、便利アイテムの買い過ぎにはご注意を！

テレワーク時の工夫点

●出社しているときと同じ時間軸で動く
テレワークだと朝は時間ギリギリまで寝てしまったりと不規則になりがちかもしれませんが出社時のように規則正しい生活を心がけたいですね。

●目に入る場所に時計を置く
時間に対する意識が希薄になりがちなテレワークでは時計を近くに置いたり、スマホのアラームをセットすると良いかもしれません。

●メールやチャットの返信は早めにする
オンラインの会話が主流なテレワークでは、メールやチャットの返信が早いと相手にも安心感をあたえられます。
Microsoft Teamsというグループウェア（以下Teams）のリアクションボタンも積極的に活用しているという社員も多くいました。

●適度な運動
長時間のデスクワークは体にも負担がかかるので適度にストレッチしているという意見が多かったですね。
スマートウォッチは長時間座っているとストレッチ等を促してくれるので便利かもしれません。

Web会議時の工夫点

●相手がしゃべった5秒以内に返事をする
ラジオでは沈黙が5秒続くと放送事故だそうです。(withコロナ Vol.5 ~新卒2年目編~より)
何かしらの反応があれば相手にも安心感を与えられるので、是非参考になさって下さい。

●名指しでの問いかけ
Web会議では名指しで問いかけをするという工夫点を挙げている社員もいました。
名指しで問いかけられれば参加者も発言をしやすくなるので、会議をさらに活性化させることができそうです。

●話し方の工夫、聞き方の工夫
非言語コミュニケーションが使えない会議体(Webカメラが使用できないなど)の場合は、はっきり話す、特に重要なワードを意識して話すように工夫しているという意見がありました。
表情やジェスチャーなどはWeb会議では表現が難しいですが、今後Web会議ツールの進化により対面と同じように表現できるようになるかもしれませんね。

また、発言者の邪魔にならない程度に相づちするという意見もありました。聞き手のリアクション次第で発言者も話しやすくなるので非常に重要な点です。対面と違って通信遅延があるので、相づちのタイミングをつかむための練習が必要かもしれませんね。
カメラがONの状態であれば、大きくうなずいたり、話の内容によって表情を変えるなどの工夫も出来るかもしれません。

テレワーク特有の課題

●雑談や意思疎通の難しさ
コミュニケーション面を課題として挙げている社員が大多数でした。
とはいえテレワークから数年経過した今、文字のコミュニケーションにも慣れてきた側面もあるようです。
以前は新技術や新機能の情報を発信しても反応があまり無かったものの、最近はTeamsのリアクションボタンでの反応や返信が多くなり、
組織全体で見たときには以前よりも活性化していると感じているという意見もありました。(withコロナ Vol.21 ~管理職編~より)

●際限なく仕事をしてしまう
通勤の制約がなくなったので、忙しい時期はいつまでも仕事をやってしまうという問題点も挙げられていました。
※社員の稼働はツールや組織で厳しく管理しているので、気持ち的な面での表現です。

●Web会議のホワイトボード
Teamsでもホワイトボード機能がありますが、やはり実物のホワイトボードの利便性には大きく劣るという意見もありました。
もちろん、ホワイトボード機能のほうが勝っている面もあるので、同じ感覚で使用するにはコツがいるかもしれないですね。
革命的なアイディアにより、実物以上の利便性を備えたWEB会議用ホワイトボードが開発されることに期待です。(もしくは自社開発も！？)

●自制心の難しさ
テレワークは信頼で成立します。今後も一つの選択肢として残り続けるよう、会社からの信頼を落とさないよう働いていきたいですね。(withコロナ Vol.12 ~管理職編~より)

●通信障害
テレワークの要である通信に障害が発生すると業務が滞るリスクがあります。
過去に、出社業務中に会社の通信で障害が発生して、困った経験がある人もいらっしゃるのではないでしょうか。
そのリスクがテレワークでも同じようにあるわけです。
万が一に備え、代替手段を予め用意しておくと安心ですね。(withコロナ Vol.15 ~準委任案件担当者編~より)

●社員の顔と名前が一致しない問題
特にテレワーク後に入社した社員は既存社員の顔が分からない(逆もまた然り)という事象が起こっているのは懸念事項です。
テレワーク普及前にも、出社先の異なる社員同士では発生していましたが、
同じ出社先のメンバーに対する同時出社の規制がある場合もあり、一致しない問題は加速しました。

3か月に1度の事業部会に加えて、各チームごとのチーム会の定期的な開催を行ったり、
事業部員一覧に写真をつけて仲間を認知できる取り組みを行っています。(withコロナ Vol.1 ~事業部長編~より)

組織改革への取り組み

他拠点とのつながり

新卒2年目編では、テレワークだからこそ他拠点の同期との交流を取ろうという考えが生まれたという話がありました。
リモートネイティブの社員たちが、今後他拠点とのつながりを活かして新たなビジネスを生み出すかもしれませんね。

コミュニケーション

テレワークにより雑談は減った一方で、理由のある相談事はむしろしやすくなったという意見もありました。
当事業部では技術面、営業面、インフラ面、その他諸々、Teamsで目的に応じた窓口が用意されています。
困った時にTeamsで質問すれば誰かしらが反応してくれる環境が整った事は大きなメリットの一つです。

以前からTeamsは使われていましたが、テレワーク導入をきっかけにTeams活用が一気に加速しました。
Teamsのフル活用でより丁寧に密に情報共有が行われるように風土醸成され、組織としてあらゆることに迅速に対応できるようになりました。

インフラ面での整備

withコロナ記事の中で当事業部のインフラチームリーダーが、
テレワークで問題になるのは、出社時と同様の事が出来ているか？という点だと指摘していました。　(withコロナ Vol.9 ~管理職編~より)

インフラチームの尽力により、出社時に使えるシステムはテレワークでも使えるよう環境が整えられたことで当事業部のテレワーク率はさらに上がりました。

テレワークでも出社時と遜色ないパフォーマンス(場合によっては出社時以上のパフォーマンス)を発揮できています。

業務効率化

サービス商材のテンプレート化や、タスク管理・勤怠管理をTeamsやPower Appsなどを取り入れて、積極的に効率化を図っているという記事もありましたね。
時間短縮が行えた分、お客様対応やメンバー同士の会話、その他のタスクに充てることが出来ているようです。
テレワークに適した対応を取った結果、業務貢献や品質・生産性の改善という素晴らしい組織改革につながりました。

ワークライフバランス

テレワーク導入により、男性社員も家事・育児に参加しやすくなり、家族とのコミュニケーションが増えたという意見が多くみられましたね。
社員のワークライフバランスも、より実現しやすい環境になったようです。

おわりに

当社はコロナをきっかけにテレワークを導入しました。
手探り状態から始まりましたが、今ではテレワークを逆手に取り、より良い方向へ進むよう組織改革を行っています。

企業によっては再び出社に舵を切るところもあるようですが、当社はアフターコロナもテレワークを続けていく方針です。
テレワークでも、これまでと変わらぬサービスをご提供させて頂きます。今後ともご愛顧を頂きますようお願い申し上げます。

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連載をこれまでご覧くださったみなさま、本当にありがとうございました。
これからご覧いただく方もwithコロナの特集記事をどうぞよろしくお願いいたします。

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DBひとりでできるもん運営チーム

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